Privacybeleid

Privacybeleid Interkerkelijke Stichting Aanloophuis Bagijnestraat 36 te Leeuwarden

Zowel gasten (bezoekers) als vrijwilligers moeten zich in het Aanloophuis veilig voelen. Een goed privacybeleid draagt daaraan bij. In het kader van de AVG is het reeds bestaande beleid opnieuw onder de loep genomen en in een beschrijving vastgelegd. De beschrijving valt uiteen in twee delen: een beschrijving van de bezoekersregistratie en een beschrijving van het beleid van de registratie van de bij het Aanloophuis betrokken vrijwilligers. De vrijwilligers worden rechtstreeks door het bestuur geïnformeerd over de verwerking van hun persoonsgegevens. Via deze website wordt via onderstaande vraag en antwoord een eenvoudige uitleg gegeven van het registratiesysteem voor onze gasten.

16 September 2019,

Het bestuur van het Aanloophuis

Waarom verwerken wij een aantal persoonsgegevens van onze gasten?

Het Aanloophuis Leeuwarden wil een veilige plek bieden voor haar gasten. Het Aanloophuis Leeuwarden draait vrijwel geheel op vrijwilligers. Zij moeten ook veilig hun werk kunnen doen.

Om deze veiligheid te kunnen bieden is onder andere een administratie van de gasten noodzakelijk. Op deze wijze wordt inzichtelijk wie er op bezoek komen en hoe vaak, wat eventuele bijzonderheden zijn waarop gelet moet worden of waarom mensen (al dan niet tijdelijk) geweerd moeten worden. Er wordt gewerkt met pasjes, waarmee de gasten zich kenbaar maken bij binnenkomst.

Deze pasjes zijn voorzien van de naam en geboortedatum van de gast, een pasfoto, en een streepjescode.

Welke persoonsgegevens verwerken wij van u?

In het registratiesysteem worden de navolgende persoonsgegevens verwerkt:

  1. Voor- en achternaam
  2. Geboortedatum
  3. Geslacht
  4. Pasfoto voor identificatie
  5. Eventuele bijzonderheden met betrekking tot gedrag en benaderwijze van de gast. Dit gebeurt op aangeven van gastheren en gastvrouwen voor de onderlinge communicatie tussen gastheren/-vrouwen en de coördinator, met het oog op de veiligheid.
  6. In geval een gast geen toegang tot het Aanloophuis kan worden verleend, wordt dit in het registratiesysteem aangetekend.

Hoe meldt u zich de eerste keer aan als gast?

  1. Nieuwe gasten identificeren zich met hun identiteitsbewijs.
  2. Voor- en achternaam, geboortedatum en geslacht worden in het registratiesysteem ingevoerd.
  3. Na een intakegesprek, waarin wordt kennisgemaakt met de nieuwe gast en de huisregels van het Aanloophuis worden uitgelegd, wordt toegang verleend.
  4. De nieuwe bezoeker wordt uitgelegd dat er een pasje wordt gemaakt en dat hij/zij dit zelf moet ophalen bij het Leger des Heils aan de Tuinen. Door het afhalen van het pasje gaat de nieuwe bezoeker akkoord met deze werkwijze.
  5. Zolang de gast nog niet beschikt over een pasje, wordt de gast binnengelaten op vertoon van zijn identiteitskaart.

Waarin, waarvoor en hoe lang verwerken wij uw persoonsgegevens?

  1. De registratie van de gegevens vindt plaats op de afgeschermde laptop die uitsluitend voor de bezoekersregistratie wordt gebruikt. Afgeschermd betekent dat deze laptop niet voor andere doeleinden kan worden gebruikt dan de bezoekersregistratie.
  2. De laptop is gekoppeld aan een afgeschermde web-applicatie met database in de cloud (internetserver). De registratie staat los van alle andere administratie van het Aanloophuis en is slechts beperkt toegankelijk.
  3. De gegevens worden voor onbepaalde tijd in het systeem opgeslagen. Dit in verband met de veiligheid: sommige mensen komen na een aantal jaren afwezigheid weer aan de deur. Maar ook de betrokkenheid is een reden om de gegevens niet te wissen, het is fijn iemand welkom te kunnen heten. Wij willen iemand kennen en herkennen.
  4. Bij bezoek wordt het pasje gescand en wordt de datum en het tijdstip van het binnenkomst geregistreerd.
  5. Eens per jaar wordt er een export gedaan van alle bezoeken voor de daklozenmonitor. Deze gegevens worden geanonimiseerd aan de gemeente Leeuwarden aangeleverd. Voor intern gebruik binnen het Aanloophuis worden statistische gegevens, zoals aantallen bezoekers gebruikt.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

De administratie wordt uitgevoerd door de (professionele) coördinator of een door de coördinator aangewezen persoon. De administratie is dus slechts toegankelijk voor enkele personen. Deze hebben de mogelijkheid tot export van gegevens, aanpassing van gegevens, toevoegen/verwijderen van gegevens.

De systeembeheerder treedt op als functionaris gegevensbescherming.

Wilt u inzage in uw persoonsgegevens?

Indien u dit wenst, kunt u inzage krijgen in de gegevens die van u zijn opgeslagen. Dit gaat altijd in overleg met de coördinator / ondersteuner van de groep. Via de gasteninlogfunctie kan op de laptop bij de balie getoond worden, welke informatie er over u is opgeslagen.

Heeft u bezwaar tegen of klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens?

  1. Wanneer hier onjuiste informatie is vastgelegd, kan de gast verzoeken aan de coördinator om dit aan te passen.
  2. Indien u bezwaren heeft tegen (verder) verwerking van uw persoonsgegevens kunt u een verzoek tot verwijdering indienen via de coördinator aan het bestuur. Een verzoek zal onverwijld, maar uiterlijk binnen een maand worden ingewilligd, tenzij een wettelijke verplichting en/of een aanwezig gerechtvaardigd belang zich daartegen verzet. Bijvoorbeeld de veiligheid van gasten, vrijwilligers en coördinator. Het pasje wordt bij verwijdering geblokkeerd. De gast kan dan geen toegang tot het Aanloophuis meer worden geboden.